원문: http://matt.might.net/articles/productivity-tips-hints-hacks-tricks-for-grad-students-academics/

제가 대학원생으로 있을 때에 많이 참고했던 Matt Might 교수님의 생산성 팁 블로그 글을 번역해 올립니다. 꼭 학계에 있는 분들에게만 적용되는 이야기는 아니고, 일반적으로 유용한 팁들도 많이 있습니다. 번역 오류나 부자연스러운 부분에 대한 지적은 언제든지 환영합니다.

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목차

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1. 나의 원칙: 거래 비용의 최소화
2. 집에서 일하지 마라
3. 시간을 낭비하고 싶은 유혹을 제거해라
4. 죽은 시간을 테크놀로지로 살려내라
5. TV를 없애라
6. 이메일 길들이기
7. 노트북으로 일해라
8. 캘린더 시스템을 활용해라
9. 메신저를 꺼라
10. 협업 비용을 최소화해라
11. 참고 문헌 관리 시스템을 활용해라
12. 생산적으로 미뤄라
13. 생산적으로 운동해라
14. 반복을 통해 완벽에 가까이 가라

나의 원칙: 거래 비용의 최소화

다음의 조언은, 내가 경험으로 체득하여 세운 원칙을 요약한 것이다:

1. 생산적인 활동을 시작하는 데 들어가는 거래 비용(transactional cost)을 줄여라
2. 비생산적인 활동을 시작하는 데 들어가는 거래 비용을 높여라
3. 기회비용(opportunity cost)을 최소화하라. 당신이 가장 잘하는 일에 집중하고, 다른 일을 해야할 때에는 그 분야의 전문가와 함께 일하라. [이것은 우리 엔지니어들이 가장 받아들이기 어려운 원칙이다. 우리들은 우리가 할 수 있는 일이면 해야한다고 느끼게 마련이다.]

간단히 말하면, 생활속에서 가장 저항이 적은 일을 하는 것이 곧 최고의 생산성으로 가는 길이 되도록, 당신의 삶을 조율하라는 것이다.

사람들은 내가 게으르다고 말하면 놀란다.

나는 내가 게으르다는 사실을 변화시키려고 노력하지 않는다. 다만 그것을 활용할 뿐이다.

나는 어떤 순간에든 내가 할 수 있는 가장 게으른 행동이 바로 내가 해야할 일이 될 수 있도록 노력한다.

업데이트: 의지력 관리하기

내가 이 글을 쓴지 몇 년 후에, 나의 원칙을 심리 과학에 기반하여 잘 설명하는 Willpower 라는 책을 발견했다.

 

 

이 책에서는 자기 통제의 원리에 대한 문헌 조사를 수행했다.

저항이 최소화되는 길을 신중하게 닦는 것은 의지력을 가장 잘 사용할 수 있는 길이다.

일화: 턱걸이

내 교수로서의 첫 해에, 나는 턱걸이 운동을 시작하기 원했고, 이동식 턱걸이 봉을 우리 침실 바깥 문에 달아두었다.

매번 문을 지나갈 때마다 턱걸이를 하는 데 들어가는 거래 비용은 거의 제로에 가까웠고, 덕분에 나는 턱걸이를 어느 정도 했다.

뿐만 아니라, 나는 턱걸이 봉을 항상 볼 수 있었기 때문에, 턱걸이를 해야 한다는 사실을 기억할 필요조차 없었다.

 

 

어느 날 (이유는 모르겠지만) 턱걸이 봉이 바닥에 떨어져 있었다. 턱걸이 봉은 바닥에 놓여진 채로 몇달을 지냈고, 나는 그 후 몇년간 턱걸이를 전혀 하지 않았다.

아마도 봉을 다시 설치하는 데에는 십초 정도 밖에 안걸렸을 것이다. 하지만, 나는 자주 급한 상황에 처해 있었고 그 십초의 시간은 거래 비용이었던 것이다.

[업데이트: 나는 결국 체중 감량과 근력 강화를 위한 최소 저항 접근법을 개발해냈다.]

집에서 일하지 마라

집에는 주의를 산만하게 하는 온갖 것들로 들어차 있다.

연구자들은 스케쥴이 유동적이기 때문에, 당신 자신을 매일 강제로 일터로 보내는 것이 더더욱 중요하다.

당신의 일하는 공간을 편안하고, 생산적이고, 즐길 수 있는 곳으로 만드는 데 투자해라.

1. 당신의 책들을 일터로 옮겨라. 이것은 그 무엇보다도 출근에 강제성을 부여한다. 참고 문헌들이 일터에 있으면 집에서 일하기 어려워진다.
2. 인체 공학적 의자를 사용해라. Aeron chair 만한 것이 없다.
   
3. 품질 좋은 인체 공학적 키보드를 사용해라. 나는 Kinesis Advantage 를 강력히 추천한다.
   
4. 일하는 공간을 꾸며라. 일터가 재밌는 공간이 되도록 해라.

시간을 낭비하고 싶은 유혹을 제거해라

[테크놀로지를 의도적으로 제한해서 생산성을 높이는 방법에 대한 내 블로그 글을 읽으면 도움이 될 것이다.]

대학원에 다닐 때, 나는 온라인 기사 읽기 중독에 빠졌다.

나는 모든 것을 읽었다: 미디어 사이트, 포럼 사이트, 투표 사이트, 블로그 등등.

무언가 하고 있지 않을 때 내가 늘 하던 행동은 반사적으로 cnn.com, reddit.com, 또는 boingboing.net 등을 브라우저 주소 창에 입력하는 것이었다.

이 사이트들에서 시간을 잃는 것을 멈추기 위해서, 나는 해당 사이트들을 /etc/hosts 파일에 등록해서 리디렉트 하는 방법으로 차단하기 시작했다.

하지만, 불가피하게도 나는 큰 뉴스들에 대해서는 확인을 하기 위해서 차단을 풀었고, 그러면 금세 읽기 중독에 다시 빠져들었다. 언제나 그렇듯이, 적당한 지점을 찾는 것이 핵심이다. 다음의 세 가지 방법이 나의 이런 습관을 관리하는 데 도움을 주었다:

1. 최적의 시간에는 사이트 접속을 제한해라. 나의 뇌는 아침, 그리고 퇴근한 후 저녁 6~7시 정도에 가장 느리다. 나는 Firefox용 LeechBlock, Chrome용 StayFocused, Safari용 WasteNoTime 을 사용해서 시간 죽이는 사이트들에 정확히 그 시간 동안에만 접속할 수 있도록 제한했다.

   최근에는, 이 방법을 극단적으로 적용했다. 시간 죽이는 사이트들을 내 노트북에서 영원이 접속 차단시킨 것이다. 금단 증상이 진정된 후 부터는 정말 좋다고 느끼고 있다.

2. 자주 확인해보는 (polling) 웹서핑 스타일을 버려라. 뭔가 새로운 글이 없나 웹사이트를 자주 확인해보는 것은 비효율적이고 습관이 형성되기 쉽다. 한 사이트를 100번 새로 확인해보았을 때 새 글이 없더라도, 101번 째 확인했을 때 새 글이 있다면, 당신은 그 새로운 글을 보상으로 받고 습관이 강화될 것이다(reinforced).

   심리학자들은 무작위적으로 보상을 주는 것이 가장 습관을 강력하게 강화하며, 보상이 없어졌을 때 습관이 사라지는 데 걸리는 시간도 가장 길다는 것을 알고 있다. (당신이 좋아하는 사이트 URL을 계속 두드려 대는 습관이 없어지는 데에는, 해당 사이트가 차단된 이후에도 몇 달씩 걸릴 수 있다.)

3. 종이 신문을 구독해라. 나는 아침마다 월스트리트 저널의 종이판을 훑어보고, 캠퍼스에서 오후에 읽기 위해 뉴욕 타임즈 한 부를 챙긴다.

웹서핑 습관을 깨고자 할 때에는 금단 증상에 대비해야 한다. 나는 처음 사이트들을 차단했을 때, 그 차단을 우회하고싶은 유혹을 거의 매 시간 느껴야 했다.

처음에는 가능한한 모든 우회 경로를 차단하고, 어느 정도 “디톡스” 된 후부터 천천히 풀어라.

죽은 시간을 테크놀로지로 살려내라

우리의 생활 속에는 사무실에서 기다릴 때, 공항에서 기다릴 때, 수업 전에 기다릴 때, 버스 안에서 기다릴 때 와 같이 죽은 시간으로 가득하다. 그리고 죽은 시간은 누적된다.

다행히, 연구자들에게는 죽은 시간이 시작되려는 순간 곧바로 생산적인 일을 할 수 있도록 도와주는 거래 비용이 적은 디바이스들이 많이 있다. Kindle 과 같은 이북 리더, 스마트폰, 타블렛 PC 등이 그것이다.

당신이 읽은 모든 논문들(또한 읽고 싶은 논문들)이 담긴 얇은 타블렛을 가지고 다니는 것은 자칫 낭비될 수 있는 시간을 살려준다.

이러한 논문들을 클라우드에 저장해두면 접근하기 쉬워진다.

나는 클라우드 저장소로, Copy 의 깔끔한 인터페이스와 넉넉한 무료 용량, 그리고 공정한 공유 정책을 정말 좋아한다.

이런 디바이스들은 생산적인 읽기를 통해 죽은 시간을 상당히 많이 살려준다. 특히, 학회나 저널 논문을 피어 리뷰 할 때 유용하다.

아이패드로 오랫동안 읽을 때에는, 손쉬운 사용에서 색상 반전 옵션을 켜 흰 배경을 검은색으로 바꿔라. 당신의 눈이 고마워 할 것이다.

기다리는 동안 이메일 받은 편지함을 “가지치기” 할 때, 나에게는 Mailbox 앱이 특히 효율적이다.

TV를 없애라

나는 TV를 계속 켜두는 것이 하루 종일 생산성을 잡아먹을 수 있다는 사실을 발견했다. Hulu, Netflix, 그리고 iTunes 같은 사이트들을 사용하면 더이상 케이블 TV 수신료를 내지 않아도 된다.

나는 전혀 TV가 그립지 않다.

이메일 길들이기

이메일은 여러 분야에서 업무 시간의 많은 부분을 차지하고, 학계도 예외는 아니다. 나는 이메일이라는 괴물을 길들이기 위해 적지 않은 노력을 들였다.

이메일을 놓치는 일을 피하기 위해서, 나의 모든 이메일 계정은 나의 공용 GMail 계정으로 포워딩하여 한 곳에서 모두 확인할 수 있도록 한다.

출장중이거나 인터넷 접속이 안될 때에 나의 모든 이메일에 접근하는 것이 꼭 필요해짐에 따라서, 나는 OfflineIMAP 과 notmuch 를 통해서 나의 모든 이메일을 오프라인으로 검색할 수 있도록 해두었다.

나는 또한 8년동안의 이메일 히스토리를 모두 GMail 계정에 업로드해서 빠르고 쉽게 검색할 수 있도록 했다.

나는 내 아이폰에서 Mailbox app 을 사용하여 빠르게 이메일을 가지치기 해낸다.
(역자 주: 중요하지 않은 메일을 쳐낸다는 뜻인 듯).

내 노트북에서는, 콘솔 기반의 mutt 를 사용해서 이메일을 효율적으로 답장한다. vim 이나 mutt 등의 효율적인 텍스트 편집기를 사용해서 이메일을 작성할 수 있다는 것은 이메일 처리량을 늘리는데 필수적이다.

나의 OfflineIMAP + notmuch + mutt 설정은 Steve Losh 가 작성한 가이드를 따랐다.

나는 또한 학계의 이메일 사용 수칙에 대한 글을 작성했다.

이메일의 양이 임계점을 넘게 되면, 이메일 알림 기능을 끄는 것이 중요하다.

이메일 작업 하는 시간을 하루 중 특정 몇 시간으로 제한하고, 답장은 한꺼번에 몰아서 해라.

반복해서 답하지 않기: 블로그를 통해 “대중에게 답장하기”

만약 당신이 서로 다른 여러 질문에 동일한 답변을 반복하거나, 똑같은 질문에 답장해야 하는 일이 반복하는 일이 잦아진다면, 해당 답변을 블로그 글로 옮길 때이다.

“대중에게 답장하기”에 대한 더 자세한 내용을 보려면, 내가 쓴 효율적인 학계 블로깅 글을 참고해라.

암호화에 대한 주의사항

당신이 “사생활 보호에 신경쓴다”면서 정작 민감한 내용이 담긴 이메일을 PGP 등으로 암호화 하지 않은 채 보내거나 받고 있다면, 당신은 잘못하고 있는 것이다.

당신이 민감한 이메일(혹은 어떤 형태로든 민감한 정보)을 노트북에 보관하고 있고, 그 하드 디스크를 좋은 패스워드로 암호화 하지 않았다면, 이것도 마찬가지이다. 데이터를 제대로 암호화하는 것만이 당신의 민감한 데이터를 엿보는 눈으로부터 지키는 유일한 방법이다.

내가 미리미리 암호화를 하는 이유는 안전벨트를 매는 이유와도 같다. “이것을 사용해서 다행이다” 라고 생각할 상황이 생기지 않기를 바란다.

더 자세한 내용을 보려면, 내 암호화 입문서를 읽어보라.

노트북으로 일해라

1. 노트북(laptop)을 고를 때에는, 휴대성에 최적화된 크기와 배터리 용량을 고르고, 하드 디스크 용량을 최대한 늘려라. 계산 처리를 위해서는 서버를 사용해라.
2. 외장 키보드, 마우스, 모니터를 사용해라. 커다란 외부 모니터는 생산성을 향상시킨다.
3. 노트북에 중앙 데이터 저장소가 되도록 해서 동기화 문제로 골치썩지 않도록 해라. 여전히 데스크탑을 사용했을 때에도, 내 홈 디렉토리를 NFS를 통해서 노트북에서 데스크탑으로 보냈다. SAMBA나 AFS도 동일하게 잘 작동한다.
4. 노트북을 당신의 주 하드 디스크로 사용하고, 노트북을 매주 백업해라. 애플의 타임머신 소프트웨어는 백업을 깔끔하게 자동화해준다.
5. 당신이 정기적으로 노트북을 사용하는 모든 장소마다 여분의 전원 어댑터를 구매해서 설치해라.

캘린더 시스템을 활용해라

대학원생일 때에는, 내가 무엇을 해야 하고 중요한 데드라인들이 언제인지 머릿속에 다 담을 수 있을 정도로 삶이 단순했다. 교수이자 아빠가 된 지금의 내 스케쥴은 온갖 종류의 약속과 내가 있어야할 곳들로 가득하다. 내 아내와 나는 Google Calendar를 사용해서 일정을 동기화한다.

캘린더를 동기화 하면, 바쁜 사람들이 주로 피하려 하는 협업의 추가 비용 없이도 삶이 잘 정돈될 수 있게 된다.

메신저를 꺼라

메신저(instant messaging) 기술은 훌륭하지만, 일을 중간에 끊기기 너무 쉽다. 그리고 과학 분야에서 일이 자꾸 중단되는 것은 좋은 연구를 하는 데 치명적이다. 당신과 정말로 연락해야 하는 사람들은 전화나 문자를 하거나 이메일을 보낼 수 있다.

협업 비용을 최소화해라

1. 연구 그룹을 운영하는 것은 소규모 자영업을 하는 것과 비슷하다. 연구 그룹에 이름을 지어서 브랜드를 만들어라 (U Combinator 처럼!). 프로젝트를 진행할 때에는, 해당 프로젝트에 제품 이름이나 코드 네임을 지어라.
2. 논문을 쓰기 위한 협업 도구들을 활용해라. CSV는 오래 전의 표준이었다. Subversion (SVN) 은 이제 여러 분야의 학계에서 쓰여지고 있다. SVN이나 CVS같은 도구들은 여러 사람이 동시에 같은 문서에서 작업하는 것을 가능하게 해준다. 대부분의 경우, 이러한 도구들은 여러 사람이 작업한 변경점들을 어떻게 합칠 것인지 사용자에게 물어보지 않고 알아서 잘 통합할 수 있다.
3. 연구 그룹이 사용할 서비스들(ssh, 이메일, 공유 디스크, 웹사이트, 포럼, 위키, svn)을 돌리는 전용의 가상 서버를 설치해라. 나는 linode.com의 가장 싼 요금제를 이러한 목적으로 사용하는 것을 추천한다.

참고 문헌 관리 시스템을 활용해라

대학원에서는, 나는 BibTeX 파일을 수동으로 관리했다. 여러 사람들과 일하는 여러 프로젝트들에서 일하기 시작할 때마다, 이 수동 관리 시스템은 붕괴되었고, 내 BibTeX 파일은 제대로 업데이트 되지 않았다. 다행히 지금은 이러한 어려움들을 자동화해줄 수 있는 훌륭한 참고 문헌 관리 시스템들이 있다. 나는 Mendeley, Zotero, 그리고 CiteULike를 사용해 보았다. 이 세 가지 중에서 나는 CiteULike가 가장 마음에 든다.

1. CiteULike는 여러 과학 논문 데이터베이스에서 자동으로 인용 정보를 자동으로 가져오는 기능을 지원한다.
2. CiteULike는 정확하게 인용 정보를 가져오는 데는 최고다.
3. CiteULike는 그룹 단위로 협업하는 것을 쉽게 해준다.
4. CiteULike의 사용자 혹은 그룹의 BibTeX 파일들은 URL을 통해 가져오기가 가능하며, wget과 같은 커맨드라인 도구와 함께 쓰일 수 있다.
5. CiteULike의 자료는 평문(plaintext)으로 내보내지기 때문에, BibDesk 등의 또다른 참고 문헌 관리 시스템으로 옮기거나 함께 사용하기 편리하다.

생산적으로 미뤄라

꼭 할일을 미뤄야 하겠다면, 하찮은 일을 하기 보다는 좀 더 늦은 데드라인의 다른 생산적인 일을 하며 시간을 보내도록 노력해라. 나는 논문 제출 데드라인 전날을 자주 다음 논문이나 연구 제안서를 작성하며 보낸다.

일을하며 미루는 것이 잘 되지 않는다면, Academic Productivity Blog 등에 나오는 것을 실제로 해보는 등의 메타 단계의 일을 해보라.

생산적으로 운동해라

나는 운동하는 것이 창의력을 증가시킨다는 사실을 이해하는데 시간이 꽤 걸렸다. 이제는 운동 없이 어떻게 새로운 발견을 해낼 수 있었는지 의문이 든다.

운동을 하기 위해 일이나 여가 시간을 희생하지 않아도 되는 방법을 알아내는 데에는 더 오랜 시간이 걸렸다.

핵심은 운동을 시작하는 데 들어가는 비용을 최소화해서, 내가 언제든 짧은 휴식을 취할 때, 단 1분간이라도, 그 휴식 시간동안 빠르게 운동을 할 수 있도록 하는 것이다. 나는 내 사무실을 작지만 잘 갖추어진 헬스장으로 만들어냈다.

첫 번째 기구는 내가 여전히 가장 자주 사용하고, 다방면에 유용하며 콤팩트한 나의 10-90파운드 무게 조절 덤벨이다.

 

 

평균적으로 나는 매주 120분 정도 운동을 하는데, 이 120분은 예전이라면 책상 앞에서 고민하고 있었을 시간을 짜내서 만들어낸 것이다.

지금은 아령을 들면서 고민을 한다.

왜 무거운 아령을 드는 것이 창의력을 향상시키는지 잘 설명할 수는 없지만, 어쨌든 나의 경우에는 그렇다.

나는 앞에서 얘기한 최소 저항 원칙을 적용해서 체중 감량과 근력 강화를 하는 방법에 대한 글도 썼다.

반복을 통해 완벽에 가까이 가라

완벽이라는 것은 어떤 달성할 수 있는 상태가 아니라 일종의 프로세스라고 생각해라. 완벽주의는 생산성을 저해한다. 나는 완벽주의 때문에 프로젝트를 시작조차 하지 못하는 학자들을 알고 있다. 나는 자신들의 생산성이 떨어지는 이유가 바로 완벽주의 때문이라고 자랑스럽게 변명하는 학자들도 조금 알고 있다. 나는 완벽주의가 과연 자랑할만한 일인지 의문스럽다. 완벽하기 원하는 것이 잘못된 것이라고 생각지는 않는다. 다만 완벽을 기대하는 것이 비현실적이라고 생각할 뿐이다.

학자들이 도달해야할 상태는 “그만하면 충분한(good enough)” 상태이며, 시간이 허락한다면 “충분하고도 남는(better than good enough)” 상태까지는 도달할 수 있다. 완벽이라는 단어가 존재한다는 사실을 잊어버려라. 그렇지 않으면, 실질적인 과학적 임무가 끝난 뒤에도 프로젝트에 무한히 시간을 잡아먹히게 될 수 있다. 존재하지도 않는 완벽한 논문을 무한히 쓰려 애쓰는 것보다, 적당히 좋은 논문 한 편을 제출하는 편이 훨씬 낫다는 말이다.

컴퓨터 과학 분야의 논문 출판 프로세스는 다음과 같이 반복적인 프로세스를 장려하며, 다른 분야에서도 마찬가지일 것이라고 생각한다.

1. 아이디어가 잘 다듬어질 때까지 발전시킨다. 약간의 예제를 만들어 보고 직관적으로 말이 되는지 확인한다. 시간이 있다면 경험적 실험으로 검증한다. 이 아이디어에 대한 피드백을 받기 위해 워크샵에 제출해라. 또한, 워크샵은 예비단계의 연구에 대한 것이지 준비가 덜된 논문을 제출하는 곳이 아니라는 것을 기억해라. 워크샵 논문이라도 여전히 완결성이 있고 잘 쓰인 논문이어야 한다.
2. 만일 이 아이디어가 좋은 아이디어라는 확신이 들면, 경험적 실험으로 검증하고 이론을 세운다. 이제 이것을 좋은 학회에 제출한다. [컴퓨터 과학 분야에서는 좋은 저널에 논문을 내는 대신 좋은 학회에 논문을 낸다.]
3. 이 아이디어에 대한 열정이 있다면, 일이년 정도 후에 해당 아이디어의 핵심과 영향력에 대해 충분히 인지한 후에 저널 논문을 쓴다.

반복적으로 일하는 방식을 사용하기 원한다면, 반복이 쉽도록 만들어라:

1. 당신이 무언가 하겠다는 생각이 들 때, 그 즉시 시작해라. 빈 문서 파일을 만들고, 빈 프리젠테이션 파일을 만들고, 이메일 작성을 시작해라 (받는 사람을 비워두고). 그러고 나면, 추후에 실제로 그 일을 진행하려고 할 때의 거래 비용이 거의 사라진다.
2. 프로젝트를 진행할 때에는, 진행하고 싶은 마음이 들 때 해라. N일이 걸리는 일의 데드라인이 정확히 N일 남은 경우가 아니라면, 데드라인의 순서를 너무 신경쓸 필요는 없다.